План деятельности (Toimintasuunnitelma)

План деятельности  — это основной документ, содержащий информацию о ежегодной деятельности организации.  План деятельности является вторым по важности после устава документом, определяющим деятельность организации. План деятельности обязывает и уполномачивает правление к исполнению перечисленной в нем деятельности и достижения поставленных перед организацией целей. План  также информирует о целях организации ее членов, партнеров и возможных спонсоров. Дополнением к плану является бюджет, в котором указано, сколько денег было выделено на осуществление деятельности, и источники финансирования.

Содержание плана деятельности

Как будет выглядеть план, полностью зависит от организации.  Содержание плана должно отражать основную идею организации, и в процессе подготовки необходимо ответить на следующие вопросы:

  • Для чего существует организация, т.е. какова цель ее деятельности? Ответ на этот вопрос можно найти в уставе организации.

  • Каким способом организация достигает своей цели, то есть какова ее основная деятельность? Ответ на этот вопрос можно найти в отчетах о деятельности.

  • Каковы цели организации сейчас и в долгосрочной перспективе? Они могут исходить непосредственно из инициатив членов или правления, с одной стороны, и из предыдущих планов работы, с другой.

  • Какие действующие проекты необходимо продолжить или завершить? Ответ на этот вопрос содержится в предыдущих планах и отчетах по более длительным проектам.

  • Какие варианты развития есть у организации? Ответы на этот вопрос можно получить из инициатив членов и членов правления.  Действующее правление также может и должно выдвигать предложения по развитию.

Структура плана деятельности

Хороший план действий:

  1. Включает краткий обзор того, что из себя представляет организация и чем она занимается. Такой обзор должен помочь читателю более четко понять цели организации.

  2. Перечисляет конкретные средства достижения целей организации. В хорошем плане лучше избегать неточных формулировок (таких как «мы стремимся, мы надеемся и т.п.».

  3. Является реалистичным: не стоит включать в годовой план задачи, достижение которых в течение года не ожидается. Тем не менее цели могут быть амбициозными.

  4. Дает возможность следить за выполнением задач и целей: особенно для крупных организаций с большим количеством мероприятий в плане также стоит указать, каким образом будет контролироваться достижение целей.

  5. Представляет партнеров и участников деятельности. Это даст возможность волонтерам почувствовать, что их вклад имеет значение.

  6. Доступнен для членов организации и других заинтересованных лиц, например, на интернет-странице или общем сервере.

 

Существует множество способов создать план деятельности, и наиболее подходящую для конкретной организации модель можно подобрать только экспериментальным путем. Некоторые организации фиксируют только основные цели года, придавая им больший вес, в то время как другие описывают всю деятельность очень подробно, чтобы все идеи и намерения были досконально изложены и, таким образом, имели обязательную силу.

В любом случае желательно, чтобы план деятельности был кратким, и посыл был четким и конкретным. План деятельности лучше сделать более сжатым, чем слишком развернутым. Если вашей организации нужен более длинный план, то лучше сделать к нему оглавление и нумерацию страниц - это облегчит его чтение.

Подготовка плана

Ниже описаны две возможные модели процесса составления плана деятельности.

 

(А)

  1. В течение года информация собирается непрерывно с помощью открытой формы отзывов, веб-страницы, мозгового штурма на еженедельных собраниях, посредством которых участники могут вносить инициативы в план деятельности.

  2. Далее проводится общее собрание участников, на котором количество уже разработанных инициатив можно сократить.

  3. Готовится проект плана для утверждения на осеннем собрании.

  4. Правление редактирует проект в январе-феврале в соответствии с приоритетами организации.

  5. Весеннее собрание утверждает окончательный план на основании предложения правления.

 

(B)

  1. Идеи запрашиваются у членов организации.

  2. Правление изучает старые планы и годовые отчеты. 

  3. Председатель составляет проект по направлениям деятельности и выносит его на рассмотрение правления.

  4. Правление обсуждает документ и представляет его общему собранию для утверждения в начале финансового года, например, на том же собрании, что и утверждение финансовой отчетности.

  5. Реализация плана контролируется наиболее приемлимым для организации образом.

Как таковые, эти модели нельзя рассматривать как обязательный процесс подготовки плана деятельности конкретной организации, но они могут сделать этот процесс более инклюзивным и, таким образом, более оправданным с точки зрения членов организации.

 

Годовой отчет о деятельности (Toimintakertomus)

Члены организации руководят деятельностью правления в соответствии с планом и бюджетом. Правление, в свою очередь, отчитывается о своей деятельности перед членами организации в конце года — в бухгалтерской отчетности и в годовом отчете. Отчет о деятельности демонстрирует, как правление реализовывало план деятельности организации в прошедшем году. В принципе, все, что упоминается в плане, должно быть в той или иной форме упомянуто и в отчете о деятельности. В плане описывается, что необходимо было сделать в течение года. Годовой отчет, в свою очередь, сообщает о том, как все прошло.

Годовой отчет является кратким изложением деятельности и важных событий в организации за один год.  Кроме того, отчет информирует все заинтересованные стороны о том, что в прошлом считалось важным для организации.

 

Подготовка годового отчета

Правление несет ответственность за подготовку годового отчета. Стиль и формат годового отчета произвольный, но желательно, чтобы информация была преподнесена в удобном для читателя виде – сжато, последовательно и конкретно. Если в течение года были разработаны новые проекты, не упомянутые в плане деятельности, о них следует сообщить в годовом отчете.  Если деятельность, предусмотренная планом, не была реализована, в отчете необходимо объяснить, почему это произошло.

В годовом отчете помимо оценки деятельности, необходимо сделать также заключения. Какой проект был успешным? Что пошло не так? Почему это случилось? Годовой отчет может быть ценным документом и помочь избежать ошибок, которые, возможно, уже были совершены.  В отчете также должны быть указаны фамилии лиц, входивших в состав правления и других органов организации.

Годовой отчет также должен касаться управления финансами и финансового развития организации. В годовом отчете должно быть указано, например, был ли оборот организации ниже ожидаемого или было ли потрачено больше денег, чем планировалось. Таким образом, годовой отчет может быть завершен только после завершения отчета о прибылях и убытках и баланса. Все остальные части годового отчета можно написать раньше.

После завершения написания годового отчета и финансовой отчетности они обсуждаются на собрании организации. Перед собранием отчет (включая финансовую отчетность) представляется  на проверку аудиторам.

 

Бюджет (Talousarvio)

Бюджет – это финансовый план организации на финансовый год. Таким образом, он сообщает вам, какой доход ожидается получить в течение 12-месячного финансового года, а также сколько денег планируется потратить. Бюджет дополняет план деятельности поясняя, какие финансовые ресурсы будут использованы для реализации проектов плана деятельности, и откуда эти финансовые ресурсы поступят.

Таким образом, бюджет уполномочивает правление использовать средства, выделенные для деятельности, и, с другой стороны, обязывает не превышать сметный бюджет и использовать деньги согласно бюджету. Поэтому бюджет всегда должен составляться на с учетом плана деятельности. В плане деятельности можно отметить, как будут реализованы средства, указанные в бюджете. Например, когда в бюджете говорится, что будет собрано 2000 евро, то план деятельности поясняет, что 1000 евро будет собрано за счет продажи поделок на детском празднике и 1000 евро за участие в спортивных соревнованиях.

Подготовка бюджета

Бюджет, как и план деятельности, должен быть одобрен общим собранием. Основные пункты, которые необходимо включить в бюджет:

  • Деньги, которые должны быть выделены на мероприятия, указанные в плане деятельности.

  • Источники финансирования: гранты, сбор средств, членский взнос и т. д.

В бюджете должны отражаться все расходы и доходы, предполагаемые в течение финансового года. Конечно, невозможно все предусмотреть заранее, но определенные сумму нужно также закладывать на непредвиденные расходы. Но самое главное, бюджет показывает, где взять деньги, чтобы покрыть все расходы.

Бюджет не должен быть дефицитным, т. е. убыточным, за исключением случаев, когда в том же году реализуется крупный проект, на который средства были собраны в предыдущие годы.  Точно так же бюджет организации не должен быть профицитным, т. к. роль организации заключается не в получении прибыли, а в выполнении общественной деятельности, и, таким образом, все собранные средства должны использоваться для расширения и улучшения деятельности, а не для накоплений. Другими словами, общий бюджет должен быть близок к нулю.

В принципе организация имеет право на получение прибыли. Но, безусловно, деятельность организации, безосновательно получающей большую прибыль, привлекает внимание налоговых служб.

Структура бюджета

Существует много видов бюджетов, но важно, чтобы бюджет был похож по структуре на отчет о прибылях и убытках . В противном случае в конце года произвести оценку будет достаточно сложно. Наиболее стандартным и профессиональным способом составления бюджета является модель с четырьмя основными разделами:

  1. Операционные доходы (если таковые имеются) и расходы

  2. Сбор средств, таких как членские взносы

  3. Инвестиционная и финансовая деятельность, т.е. проценты по сберегательным счетам (если есть) или плата за обслуживание банковских счетов

  4. Финансирование (гранты).

Фактическая деятельность более крупной организации также может быть разделена на различные подкатегории, такие как культурная деятельность, деятельность по защите интересов и т. д.

Амортизация оборудования, используемого организацией, также включается в фактические операции. Таким образом, амортизация является оценкой обесценивания оборудования в течение финансового года, и чем больше оборудования, такого как аудиоаппаратура или компьютеры, использует организация, тем больше амортизация.

После амортизации обычно указываются доходы от финансирования и возможные расходы. Доходы и расходы от фактических операций и сбора средств обычно суммируются перед перечислением различного рода финансирования (включая гранты). Этот баланс доходов/расходов указывается отдельной строкой.

Нижняя строка бюджета показывает оценку результата за весь финансовый год, т.е.

результат за финансовый год = ранее рассчитанный баланс доходов/расходов + финансовая деятельность + финансирование / гранты

В бюджете принято указывать информацию о прибылях и убытках за прошедший финансовый год, что делает удобным сравнение расходов и доходов с ранее реализованными финансовыми показателями.