SVK LIITTO RY

Toimintasuunnitelma (Toimintasuunnitelma)

​

Toimintasuunnitelma   on tärkein asiakirja, joka sisältää tietoa organisaation vuosittaisesta toiminnasta.  Liiketoimintasuunnitelma on peruskirjan jälkeen toiseksi tärkein asiakirja, joka määrittelee organisaation toiminnan. Toimintasuunnitelma velvoittaa ja valtuuttaa hallituksen toteuttamaan siinä lueteltuja toimia ja saavuttamaan organisaatiolle asetetut tavoitteet. Plan  tiedottaa myös jäsenilleen, yhteistyökumppaneilleen ja mahdollisille sponsoreilleen organisaation tavoitteista. Suunnitelman lisänä on budjetti, josta käy ilmi, kuinka paljon toiminnan toteuttamiseen on varattu rahaa ja rahoituslähteet.

​

Toimintasuunnitelman sisältö

​

Miltä suunnitelma näyttää, on täysin organisaation päätettävissä.  Suunnitelman sisällön tulee heijastaa organisaation viestiä, ja valmisteluvaiheessa tulee vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Miksi organisaatio on olemassa, ts. mikä on sen toiminnan tarkoitus? Vastaus tähän kysymykseen löytyy järjestön peruskirjasta.

• Miten organisaatio saavuttaa tavoitteensa, eli mikä on sen päätoiminta? Vastaus tähän kysymykseen löytyy toimintaraporteista.

• Mitkä ovat organisaation tavoitteet nyt ja pitkällä aikavälillä? Ne voivat tulla suoraan jäsenten tai hallituksen aloitteista ja toisaalta aikaisemmista työsuunnitelmista.

• Mitä käynnissä olevia projekteja on jatkettava tai saatettava päätökseen? Vastaus tähän kysymykseen löytyy aiemmista suunnitelmista ja raporteista pitkistä projekteista.

• Mitä kehittämisvaihtoehtoja organisaatiolla on? Vastaukset tähän kysymykseen saadaan hallituksen jäsenten ja jäsenten aloitteista.  Nykyinen hallitus voi ja sen pitäisi myös tehdä kehitysehdotuksia.

​

Toimintasuunnitelman rakenne

​

Hyvä toimintasuunnitelma:

​

1. Sisältää lyhyen yleiskatsauksen siitä, mikä organisaatio on ja mitä se tekee. Tällaisen yleiskatsauksen pitäisi auttaa lukijaa ymmärtämään paremmin organisaation tavoitteet.

2. Luetteloi erityiset keinot saavuttaa organisaation tavoitteet. Hyvässä suunnitelmassa on parasta välttää epätarkkoja kielenkäyttöä (kuten "haluamme, toivomme jne.").

3. On realistinen: älä sisällytä vuosisuunnitelmaan tehtäviä, joita ei odoteta toteutuvan vuoden aikana. Tavoitteet voivat kuitenkin olla kunnianhimoisia.

4. Se mahdollistaa tehtävien ja tavoitteiden toteutumisen seurannan: erityisesti suurissa organisaatioissa, joissa on paljon toimintaa, kannattaa suunnitelmaan merkitä myös, miten tavoitteiden saavuttamista seurataan.

5. Edustaa kumppaneita ja osallistujia toiminnassa. Tämä antaa vapaaehtoisille mahdollisuuden tuntea, että heidän panoksellaan on merkitystä.

6. Saatavilla organisaation jäsenille ja muille kiinnostuneille esimerkiksi verkkosivulla tai jaetulla palvelimella.

Toimintasuunnitelman tekemiseen on monia tapoja, ja organisaatiolle sopivin malli voidaan valita vain kokeilemalla. Jotkut organisaatiot kirjaavat vain vuoden päätavoitteet antamaan niille enemmän painoarvoa, kun taas toiset kuvaavat kaiken toiminnan erittäin yksityiskohtaisesti, jotta kaikki ideat ja aikomukset ovat perusteellisesti ilmaistuja ja siten sitovia.

Joka tapauksessa on toivottavaa, että toimintasuunnitelma on ytimekäs ja viesti selkeä ja täsmällinen. Toimintasuunnitelmasta on parempi tehdä tiiviimpi kuin liian yksityiskohtainen. Jos organisaatiosi tarvitsee pidemmän suunnitelman, on parasta lisätä sisällysluettelo ja sivutus, jotta se on helpompi lukea.

​

Suunnitelman valmistelu

​

Alla kuvataan kaksi mahdollista toimintasuunnitelmaprosessin mallia.

(MUTTA)

1. Tietoa kerätään jatkuvasti läpi vuoden avoimen palautelomakkeen, verkkosivun ja viikoittaisten aivoriihitapaamisten kautta, joissa osallistujat voivat osallistua toimintasuunnitelmaan.

2. Sitten pidetään osallistujien yleiskokous, jossa jo kehitettyjen aloitteiden määrää voidaan vähentää.

3. Kaavaluonnos valmistellaan hyväksyttäväksi syyskokouksessa.

4. Hallitus muokkaa luonnosta tammi-helmikuussa organisaation prioriteettien mukaisesti.

5. Kevätkokous hyväksyy lopullisen suunnitelman hallituksen esityksen perusteella.

(B)

1. Ideoita pyydetään yhdistyksen jäseniltä.

2. Hallitus käsittelee vanhoja suunnitelmia ja vuosikertomuksia. 

3. Puheenjohtaja laatii toiminta-alueillaan hankkeen ja antaa sen hallituksen käsiteltäväksi.

4. Hallitus käsittelee asiakirjan ja esittää sen yhtiökokouksen hyväksyttäväksi tilikauden alussa, esimerkiksi samassa kokouksessa kuin tilinpäätöksen hyväksyminen.

5. Suunnitelman toteutumista valvotaan organisaation hyväksymällä tavalla.

​

Näitä malleja ei sellaisenaan voida pitää pakollisena prosessina tietyn organisaation toimintasuunnitelman laadinnassa, mutta ne voivat tehdä prosessista osallistavamman ja siten organisaation jäsenten kannalta perustellumman.