Финансы организации

За финансы организации в целом ответственность лежит на правлении. На практике, однако, финансовые вопросы делегируются правлением отдельному казначею или финансовому управляющему.

Согласно законодательству, финансы общественной организации должны быть хорошо управляемы.  Это означает, что деньги могут быть использованы только для целей, изложенных в плане деятельности в рамках бюджета, а также для других необходимых непредвиденных расходов. Зарегистрированная организация может открыть счет от имени организации, что значительно облегчает управление финансами. Организация может предоставить доступ к счету любому лицу по решению собрания правления. Самое важное в повседневном управлении финансами организации — это ведение бухгалтерского учета.

Утверждение расходов

Ведением бухгалтерии занимается казначей, все расходы одобряет правление. Правление несет ответственность за управление финансами организации, и любая ответственность за ущерб распространяется на все правление. Правление может делегировать утверждение мелких расходов, например, менее 30 евро, казначею, или расходы могут быть утверждены как один из пунктов повестки собрания, для которой казначей готовит список мелких расходов с момента последнего собрания. Решение об утверждении расходов также может быть принято задним числом, если расходы были небольшими или непредвиденными, но необходимыми. Однако перед совершением расходов всегда лучше сначала рассчитать затраты и принять решение об использовании денег.

Отчетные документы

Каждый расход должен сопровождаться квитанцией, счетом или чеком, в котором указывается следующее:

  • На что были потрачены деньги

  • Потраченная сумма

  • Получатель (продавец)

  • Дата платежа

Документ подтверждает, что утвержденные правлением расходы действительно имели место. Документы должны быть приложены к списку утвержденных расходов.  Часто оплата производится из собственных средств члена организации. Для возврата потраченных таким образом сумм должна быть форма возмещения расходов, содержащая номер счета для возврата средств.

Бухгалтерия должна вестись таким образом, чтобы документы имели сквозную нумерацию, соответствующую нумерации операций в главной книге счетов (pääkirja). Например, если для записи такой транзакции, как покупка за наличные, используется бухгалтерская программа, в системе бухгалтерского учета учетной записи должен быть одновременно присвоен номер. Этот порядковый номер (1, 2, 3, 4...) также записывается на самом чеке. Затем документы располагаются в порядке нумерации в папке за финансовый год. В электронном учете документы сканируются, а файлы нумеруются и группируются в одну папку с файлами.

Налогообложение

Деятельность некоммерческой организации в принципе не облагается налогом. Организация считается представляющей общественный интерес, если ее деятельность не направлена ​​на благо отдельных лиц, и новые члены могут свободно в нее вступать (это не значит, что некоммерческая организация не может ограничить условия членства и отклонить заявки на членство).  

Некоммерческие организации полностью освобождены от налогов на наследство и дарение, а также от налогообложения доходов в виде процентов и дивидендов.

Вы также можете узнать о налогообложении некоммерческий организаций позвонив по следующему номеру налогового управления 020 697 048. Ссылка на эту страницу здесь.

Подоходный налог (Tulovero)

Общественная организация не обязана платить подоходный налог с некоммерческой деятельности. Коммерческая деятельность – это деятельность, направленная на получение финансовой прибыли, которая осуществляется, например, компаниями.

НЕ считается коммерческой прибыль, полученная от следующей деятельности общественной организации:

  • доходы от лотерей, благотворительных распродаж (ярмарок), соревнований или развлекательный мероприятий, проводимых общественной организацией. Доход от продаж или услуг, полученный во время проведения таких общественных мероприятий, также не считается коммерческой прибылью

  • доход от продажи журналов для членов и других печатных материалов, продвигающих цели ассоциации

  • выручка от продажи значков, открыток, вымпелов и т.п.

  • доход от проведения игры в бинго.

Доход, полученный общественной организацией из вышеуказанных источников, освобождается от подоходного налога. Таким образом, организация мероприятий, публикации и брендинг являются удобными и не облагаемыми налогом способами сбора средств в некоммерческой организации.

НДС (Arvonlisävero)

Некоммерческая организция также освобождается от уплаты НДС, когда она приобретает товары или услуги, связанные с ее некоммерческой деятельностью. С другой стороны, приобретения, связанные с коммерческой деятельностью, облагаются НДС. Многие продавцы услуг и товаров (например, типографии) просят покупателя предоставить письменное подтверждение освобождения от уплаты НДС, поскольку продавцу, возможно, придется объяснить налоговой службе, почему налог не взимался. В свою очередь организации при покупке дорогостоящих услуг или товаров (например, оборудование и расходы на типографию) целесообразно требовать от продавца отмены НДС, так как общественная организация не должна его платить.

В соответствии со статьей 56 Закона о НДС некоммерческая организация не должна платить налог за выпуск журнала, издаваемого не менее четырех раз в год. Журнал должен быть предназначен в первую очередь для членов организации, и публикации или продажа журнала не должны осуществляться в коммерческих целях. Также не облагаются НДС почтовые расходы на рассылку такого журнала в том случае, если почтову рассылку осуществляет типография.

Даже коммерческие продажи могут не облагаться НДС, если доход от продаж, полученный в течение года, составляет менее 8 500 евро (ALV 3 §).

В качестве исключения облагаемыми НДС услугами для организаций являются услуги общественного питания и услуги по управлению имуществом.

Финансовый отчет (Tilinpäätös)

Финансовый отчет организации на конец финансового года представляют собой краткую информацию о финансовом положении организации на конец финансового года. Финансовая отчетность состоит из двух основных частей: баланса и отчета о прибылях и убытках. Баланс показывает финансовое состояние и сколько активов или пассивов имеет организация, а отчет о прибылях и убытках описывает, как эта ситуация была достигнута. В дополнение к заверенным подписями финансовым отчетам прилагается годовой отчет организации.

Финансовый отчет является заключительным документом бухгалтерского учета за один финансовый год. Финансовые отчеты обычно составляет бухгалтер (казначей), который также занимался ведением бухгалтерии.

Финансовая отчетность всегда проверяется аудиторами и утверждается общим собранием организации.

Закрытие финансового года

Для целей финансовой отчетности необходимо рассчитать итоги бухгалтерских операций и перенести эти суммы в специальные финансовые отчеты, из которых их затем можно отнести к отчету о прибылях и убытках и балансу.  Отчет о прибылях и убытках и баланс можно распечатать прямо из бухгалтерской программы, но знать, как рассчитываются эти суммы,  всегда полезно, на тот случай, если что-то пойдет не так и будут расхождения в цифрах.

 

Шаги по закрытию финансового года

  1. Итоги бухгалтерских счетов рассчитываются как по дебету, так и по кредиту.

  2. Итоги счета переносятся на счет, называемый общим балансом, дебет и кредит на отдельные счета.

  3. Разница между дебетом и кредитом каждого счета рассчитывается и регистрируется на счете непогашенного остатка, либо дебетовом, либо кредитовом. На этом этапе дебет и кредит ваших счетов должны совпадать.

  4. Остаток по счетам отражается либо в отчете о прибылях и убытках (полученные доходы и оплаченные расходы), либо в балансовом счете (активы, денежные средства, обязательства и другие расходы, перенесенные на будущие периоды). Дебет и кредит в итоге больше не совпадают.

  5. Рассчитывается прибыль или убыток за финансовый год, т. е. разница между итоговыми суммами по дебету и кредиту счета прибылей и убытков. Если, например, общая сумма по дебету счета прибылей и убытков больше, чем по кредиту, то это означает, что был получен убыток. Это записывается отдельной строкой под заголовком «Прибыль/убыток за отчетный год» и, в случае получения убытка, отражается в отчете о прибылях и убытках и в дебете баланса, и наоборот.

Если счета не совпадают

Иногда может быть расхождение между, например, кассовым или банковским счетом, либо не совпадают дебетовая и кредитовая стороны балансовых счетов. Это означает, что в учете произошла ошибка.

В этом случае все бухгалтерские проводки необходимо проверить на наличие ошибки либо в счетах, либо в записях. Например, может случиться так, что доход от входных билетов в размере 10 евро был зачислен в кассу, тогда как фактическая сумма составляла 100 евро. Или какой-то расход не учтен.  Также возможно, что кто-то взял деньги из кассы для какой-то цели и забыл отчитаться чеком. Проверить проводки по банковскому счету всегда можно в банковской выписке.

Отчет о прибылях и убытках (Tuloslaskelma)

В отчете о прибылях и убытках отражаются доходы и расходы, понесенные в течение года. Отчет о прибылях и убытках должен быть структурно подобен бюджету, чтобы было ясно, почему деньги были потрачены именно на то, на что они были потрачены.

Отчет о прибылях и убытках составляется наподобие бюджета.

  1. Операционные доходы и расходы

  2. Сбор средств, таких как членские взносы

  3. Инвестиционная и финансовая деятельность, такая как проценты по сберегательным счетам или плата за обслуживание банковских счетов

  4. Общие гранты и финансирование.

На основе этого можно получить результат за финансовый год, который практически равен профициту/дефициту за финансовый год. 

Баланс (Tase)

Балансовый отчет показывает состояние счетов организации на конец финансового года. Бухгалтерский баланс состоит из двух частей:

  1. Активы: Где и сколько у организации средств. Разделен на:

    • Основные средства: нематериальные активы, такие как авторские права, материальные активы, такие как оборудование и недвижимость, а также инвестиции в основной капитал.

    • Текущие активы: Запасы, т.е. продукты для продажи, дебиторская задолженность, краткосрочные финансовые ценные бумаги, денежные средства и банковская дебиторская задолженность, т.е. денежные средства и банковские счета.

  2. Обязательства: Откуда получены средства, которыми владеет организация. Разделен на:

    • Собственный капитал: Прибыль за предыдущие финансовые годы и прибыль/убыток за финансовый год отражаются в отдельных строках.

    • Обязательства: все, что организация кому-то должна, например, банковский кредит.

Как следует из названия, суммы в балансе должны быть равными. Если суммы Активов и Обязательств не совпадают, это означает, что организация понесла финансовые потери. Баланс показывает также цифры за предыдущий финансовый год для того, чтобы можно было проследить, как развивалась ситуация с активами.

Подготовка финансовой отчетности

Окончательная финансовая отчетность, представляемая аудиторам, должна включать следующие элементы:

 

  1. Отчет о прибылях и убытках (tuloslaskelma)

  2. Баланс (tase)

  3. Годовой отчет

  4. Подписи на финансовых отчетах

Финансовые отчеты должны быть датированы и подписаны действующим правлением. Каждый член правления подписывает его лично. Подписанная финансовая отчетность утверждается на заседании правления и представляется аудиторам.